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TRIBUNAL DE CUENTAS
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El Tribunal de Cuentas aprueba el Informe de fiscalización de la Agencia Española de Protección de Datos, ejercicios 2016 y 2017

20/11/19

Fiscalización a iniciativa del Tribunal

EL TRIBUNAL DE CUENTAS APRUEBA EL INFORME DE FISCALIZACIÓN DE LA AGENCIA ESPAÑOLA DE PROTECCIÓN DE DATOS, EJERCICIOS 2016 Y 2017

  • La Institución recomienda a la AEPD que solicite a las autoridades presupuestarias que modifiquen su sistema de presupuestación y financiación, de forma que la Agencia se financie con una transferencia de los Presupuestos Generales del Estado y sea el Tesoro Público el que se encargue de los cobros de las sanciones impuestas por la AEPD en periodo voluntario.

Madrid, 20 de noviembre de 2019.-  Este Informe, aprobado por el Pleno del Tribunal de Cuentas y realizado por iniciativa de la Institución, ha tenido como objetivo la fiscalización de toda la actividad de la Agencia Española de Protección de Datos, durante los ejercicios 2016 y 2017. De esta forma, la fiscalización se ha realizado sobre el funcionamiento y organización de la AEPD, en la financiación y gestión presupuestaria, y en la aplicación del nuevo régimen jurídico administrativo y en materia contractual. Asimismo, ha llevado a cabo los análisis sobre los sistemas y procedimientos aplicados por la Agencia, tanto sobre la automatización de los procesos y sistemas informáticos, como en el control interno de la tramitación y tiempos de los procedimientos, y la gestión y cobro de las sanciones.

Por otra parte, esta actividad fiscalizadora se ha realizado sobre la aplicación de la normativa que rige la igualdad efectiva de mujeres y hombres y en materia de transparencia, y sobre  el cumplimiento que la AEPD ha dado a las recomendaciones formuladas en el anterior Informe de fiscalización de la AEPD, y a los acuerdos de la resolución de la Comisión Mixta para las Relaciones con el Tribunal de Cuentas relativa a dicho Informe.

Tras la actividad fiscalizadora, el Informe recoge los resultados de la misma, así como las conclusiones, entre ellas:

En relación con la representatividad de las cuentas anuales de la AEPD, el Informe señala que las correspondientes a los dos ejercicios fiscalizados reflejan adecuadamente, en sus aspectos más significativos, su situación financiera y patrimonial, el resultado del ejercicio y la liquidación de su presupuesto, y contienen la información necesaria y suficiente para su correcta interpretación y comprensión, de acuerdo con los principios, criterios y normas contables que le eran de aplicación, excepto por algunas salvedades, entre otras, las relacionadas con algunas partidas del inmovilizado y de los deudores.

Por otra parte, la fiscalización observa que, a partir de octubre de 2016 la Agencia pasó a reconocer contablemente los derechos de cobro derivados de sanciones en el momento en que notificaba los acuerdos de inicio de cada procedimiento sancionador. Este incorrecto criterio contable generó una sobrevaloración de los derechos reconocidos por sanciones.

En cuanto al control interno contable, la fiscalización ha puesto de manifiesto una serie de debilidades, que se concretan, fundamentalmente, en: las diferencias de conciliación entre el importe de las cuentas de inmovilizado registrado en contabilidad y el importe que figura en el inventario; el insuficiente detalle de determinados elementos patrimoniales en el inventario; la falta de depuración del inventario de los elementos obsoletos; la ausencia de una planificación y gestión adecuada de la tesorería; la inexistencia de un plan o protocolo de inversión para rentabilizar los saldos de tesorería; la ausencia de conciliaciones periódicas entre las cuentas bancarias y la contabilidad; la falta de control interno en los arqueos de caja; y los retrasos en las comunicaciones a las entidades financieras de las autorizaciones y bajas de firmas de las personas para la disposición de fondos de las cuentas bancarias.

En relación con la gestión presupuestaria, este Informe pone de manifiesto la existencia de una serie de incumplimientos y debilidades, entre ellos que los ingresos presupuestados en los dos ejercicios fiscalizados no se previeron adecuadamente. Se hicieron coincidir con los gastos para equilibrar el presupuesto, pero los ingresos reales por las sanciones impuestas superaron ampliamente, cada año, a las previsiones realizadas.

Actualmente, la actividad de la Agencia se financia con los ingresos derivados de las sanciones que impone, que han excedido ampliamente a los gastos presupuestados, de modo que sus saldos de tesorería fueron crecientes y muy importantes y su rentabilidad muy pequeña. Como la entidad fiscalizada tiene unos excedentes de tesorería muy relevantes de los que apenas obtiene rentabilidades financieras, mientras el Tesoro Público se debe financiar a costes mucho más elevados, el Tribunal de Cuentas considera que una posible alternativa sería una modificación de su financiación, consistente en que la AEPD pase a financiarse con una transferencia de los Presupuestos Generales del Estado (compatible con la posibilidad de generar una reserva con un porcentaje de los ingresos que genere) y se ingrese en el Tesoro Público el importe de las sanciones.

En relación a la aplicación del nuevo régimen jurídico administrativo, la fiscalización señala que la AEPD no introdujo todas las novedades legislativas establecidas en la Ley 39/2015, de 1 de octubre, del Procedimiento Administrativo Común de las Administraciones Públicas (LPAC), ni aplicó al funcionamiento del consejo consultivo todas las novedades normativas de la Ley 40/2015, de 1 de octubre, de Régimen Jurídico del Sector Público (LRJSP). Destaca, asimismo, que pese a haber expirado el mandato de la Directora en julio de 2019, a fecha de las aprobación de este Informe, ni siquiera se había publicado en el BOE la convocatoria pública de candidatos; pese a que la ley exige que esta publicación se efectúe dos meses antes de producirse la expiración del mandato.

En relación con la gestión de personal la fiscalización ha puesto de manifiesto una serie de incidencias, como las observadas en la relación de puestos de trabajo (RPT), en la que la AEPD no refleja la formación y titulación exigida para cada puesto de cada funcionario, ni los méritos de los puestos de trabajo de los laborales. Asimismo, la organización formal de la Agencia descrita en la RPT no reflejaba la organización real ni el contenido de los puestos de trabajo concretos desarrollados por muchas personas durante el periodo.

Por otra parte, en el caso de los nombramientos realizados por libre designación no se ha elaborado documentación justificativa de la selección de los nombrados; y en cuanto al programa de teletrabajo, el Informe señala que la AEPD precisa desarrollar los criterios de control y los sistemas de evaluación del desempeño del trabajo por las personas acogidas al programa de teletrabajo.

En relación con la actividad contractual el Informe desglosa determinados incumplimientos que se concretan, principalmente, en que la AEPD: no ha incluido en las dos relaciones certificadas de contratos remitidas al Tribunal de Cuentas, en 2016 y 2017, los contratos patrimoniales, ni los tres convenios de contenido económico, ni las dos encomiendas de gestión celebrados en esos ejercicios. Asimismo, que los expedientes de contratación no incluyeron, entre las actuaciones preparatorias del contrato, informes económicos, estudios de costes o estudios de mercado que avalen razonadamente los importes presupuestados para la contratación.

En materia de transparencia, la fiscalización observa que el portal de transparencia de la Agencia no permite verificar las condiciones de accesibilidad de su página web, ni tampoco que el ciudadano pueda conocer las normas sobre las formas de acceso a la información y sobre los distintos medios para su solicitud. Por otra parte, en el citado portal, no se publican los mecanismos necesarios para que el solicitante pueda conocer el estado en que se encuentra la tramitación de sus solicitudes y descargar documentos relacionados con las mismas. Además la información publicada presenta algunas deficiencias en materia de contratación, cuentas anuales, marco normativo, ejecución presupuestaria y derechos reales sobre bienes.

En relación con los sistemas y procedimientos empleados por la Agencia, la fiscalización ha realizado el análisis de la automatización de los procesos y sistemas informáticos, así como de la tramitación de los procedimientos y la gestión y cobro de las sanciones impuestas.

En este punto, la fiscalización observa una serie de deficiencias en relación con el funcionamiento y la información que proporciona la principal aplicación informática de la Agencia, SIGRID, que se utiliza para gestionar la inspección e instrucción de los procedimientos sancionadores y para obtener información sobre las reclamaciones presentadas, los documentos generados durante la tramitación de los expedientes administrativos, y las notificaciones y sanciones impuestas.

Por otra parte, el Informe señala retrasos relevantes en la asignación de los procedimientos a los inspectores; y, sobre todo, en la asignación de cada procedimiento sancionador a un instructor. Los tiempos medios de instrucción de los procedimientos superaron el plazo de caducidad (180 días) en 2016. En 2017, aunque estos tiempos medios de instrucción disminuyeron, el 23% de los procedimientos analizados resueltos en este ejercicio habían excedido el tiempo de instrucción de 180 días. Así como, una serie de deficiencias en el control, elaboración y periodicidad de los listados de deudores remitidos a la AEAT para la gestión de su cobro en vía ejecutiva.

En relación con el seguimiento de recomendaciones del Informe de fiscalización sobre la actividad de la AEPD, ejercicio 2009, en el que se formularon cuatro recomendaciones (suscritas, posteriormente, por la Comisión Mixta en sus resoluciones), una se considera cumplida, otra cumplida parcialmente, la tercera no cumplida, y la cuarta ha perdido vigencia tras un cambio de régimen jurídico.

El Informe finaliza proponiendo una serie de recomendaciones dirigidas a la AEPD, para subsanar las deficiencias que se ponen de manifiesto a lo largo del mismo. Entre ellas, que la Agencia inste a las autoridades presupuestarias a modificar su sistema de presupuestación y financiación para que la AEPD se financie con una transferencia de los Presupuestos Generales del Estado (que sea compatible con la posibilidad de reservar para la Agencia un porcentaje de los ingresos que esta genere), y que sea el Tesoro Público quien se encargue de cobrar las sanciones impuestas por la AEPD, en periodo voluntario.

También le recomienda que introduzca cambios en su sistema de contabilización de los derechos de cobro por sanciones, y que mejore los tiempos de asignación de los expedientes a los inspectores e instructores, así como la periodicidad e información de las comunicaciones con la AEAT y el control de los plazos de prescripción de las infracciones.

El contenido del presente Informe (nº 1.340) puede ser consultado en la página web del Tribunal de Cuentas (www.tcu.es).

Más información:

Marisol Gálvez

Directora de Comunicación

T. 91 592 09 95 / M. 649 275 686

marisol.galvez@tcu.es


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