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TRIBUNAL DE CUENTAS
OFICINA DE PRENSA

APROBADO EL INFORME DE FISCALIZACIÓN DE LA ACTIVIDAD DE LA BIBLIOTECA NACIONAL, EJERCICIOS 2011 Y 2012

9/03/15

EL TRIBUNAL DE CUENTAS APRUEBA EL INFORME DE FISCALIZACIÓN DE LA ACTIVIDAD DE LA BIBLIOTECA NACIONAL, EJERCICIOS 2011 Y 2012

  • El informe propone la adopción de medidas tendentes a dotar a la Biblioteca Nacional de los recursos suficientes para hacer frente a sus funciones. En este sentido, el Tribunal entiende que es particularmente necesario incrementar los medios personales propios de la Entidad
  • La Biblioteca Nacional carecía de sistemas de valoración del grado de eficacia, eficiencia y economía de la gestión de sus fondos bibliográficos, así como de información sobre los costes de los servicios y actividades de sus departamentos y unidades

Madrid, 9 de marzo de 2015. El Pleno del Tribunal de Cuentas ha aprobado el  “Informe de fiscalización de la actividad de la Biblioteca Nacional, ejercicios 2011 y 2012”, una fiscalización que ha sido realizada por iniciativa del Tribunal de Cuentas , ha tenido entre otros objetivos: la evaluación de los procedimientos y sistemas de control internos aplicados por la Biblioteca Nacional en la gestión de sus fondos bibliográficos; el examen de las actuaciones realizadas por este Organismo y que se dirigen a la puesta al día del catálogo bibliográfico, evaluando si la gestión realizada se adecúa a los principios de eficacia, eficiencia y economía y, dentro de ésta, el análisis de la contratación externa de servicios bibliotecarios.

Respecto al análisis de los procedimientos de adquisición de fondos bibliográficos, la principal vía de adquisición fue el depósito legal, un procedimiento que supuso el 97% del total de las adquisiciones de la Biblioteca Nacional en los ejercicios 2011 y 2012. Las competencias de alta inspección que le corresponden a este Organismo, en relación con el cumplimiento de la normativa de depósito legal por las Comunidades Autónomas, no habían sido desarrolladas reglamentariamente. La Biblioteca no contaba con un sistema suficiente para hacer el seguimiento efectivo de ese cumplimiento, por las limitaciones de la información que recibía de las oficinas de depósito legal de las CC. AA..

En los ejercicios fiscalizados la Entidad no disponía de planes de compras que concretaran, para un periodo de tiempo determinado, los objetivos de su política de adquisiciones. En cuanto a las deficiencias observadas en el procedimiento de adquisición por compra se refieren a la incorrecta regulación de las competencias de la Comisión de Adquisiciones Bibliográficas y a la falta de integración, en un único expediente, de la documentación original completa, lo que dificulta su localización y revisión.

En cuanto al análisis de los procedimientos de conservación de fondos bibliográficos, la fiscalización ha detectado que el “Plan de Conservación y Acceso al Documento para 2011-2015” había sido aprobado incorrectamente, ya que lo aprobó la Comisión Permanente del Real Patronato, que no tenía competencias decisorias.

Por otra parte, la Biblioteca Nacional no disponía de una normativa específica sobre los recuentos de sus fondos bibliográficos, si bien en el informe se señala que hubo una evolución positiva en el procedimiento de recuentos aplicado en el periodo 2010-2014, tanto en lo referente al detalle de la programación como en la exposición de los  resultados.

En el ejercicio 2008 la Entidad comenzó a ejecutar el proyecto de digitalización masiva de sus fondos, como actividad esencial para su conservación. El proyecto no contó con un plan previo de digitalización, por lo que aspectos esenciales del mismo tuvieron que ser definidos a lo largo de su ejecución.

En cuanto al análisis de los procedimientos de catalogación de fondos bibliográficos, se verificó la existencia de un volumen muy importante de documentos pendientes de incorporación al catálogo informatizado de la Biblioteca Nacional, que correspondían fundamentalmente a los departamentos de Bellas Artes y Cartografía, de Manuscritos, Incunables y Raros, y de Música y Audiovisuales. Pese a que este Organismo disponía de numerosos registros alternativos, el Tribunal de Cuentas no ha podido delimitar con certeza los fondos no registrados, debido al volumen de documentos y a la cantidad y diversidad de dichos registros.

La Biblioteca Nacional no tenía establecidos sistemas de valoración del grado de eficacia, eficiencia y economía alcanzado en la gestión de sus fondos bibliográficos. Ni los Planes Estratégicos ni las Memorias del programa presupuestario gestionado por la Entidad ofrecían información suficiente para valorar el cumplimiento de los objetivos establecidos. También se carecía de información sobre los costes de los servicios y actividades de los diferentes departamentos y unidades, al encontrarse pendiente de implantación el Sistema de Contabilidad Analítica.

Entre los resultados obtenidos en las pruebas realizadas para valorar la gestión realizada en términos de eficacia, eficiencia y economía, cabe destacar los siguientes:

  • El número de registros bibliográficos recogidos en el Sistema Integrado de Gestión Bibliotecaria se incrementó en el periodo 2010-2013 en 642.545 registros, y el de ejemplares en 1.228.424, lo que representa porcentajes de aumento del 18% y del 15%, respectivamente.
  • El número medio de registros bibliográficos introducidos en el catálogo informático por cada empleado ascendió a 1.223 en el ejercicio 2013, lo que representa un incremento del 15% respecto al ejercicio 2010. El coste de personal por cada registro incorporado ascendió en 2013 a 22,46 euros, un 33,10% menos que en 2010.

Por lo que se refiere al análisis de la contratación externa, entre 2010 y 2013, la Biblioteca Nacional suscribió un total de 98 contratos para la prestación de servicios bibliotecarios, por importe de 26,4 millones de euros. Los trabajos contratados correspondían a tareas propias del Organismo y fueron realizadas en sus dependencias, por lo que fue la Biblioteca Nacional la que se hizo cargo de los consumos por la utilización de sus instalaciones y equipos informáticos.

El personal externo representó, en el periodo 2010-2013, entre el 43% y el 49% del total de los recursos humanos destinados a tareas de proceso técnico, lo que evidencia el carácter estructural de las carencias de medios personales de la Biblioteca. La contratación externa de estos servicios implica un menor control en la selección y formación del personal, además de plantear problemas de gestión derivados de la alternancia que se produce con cada nueva contratación.

El análisis sobre la razonabilidad, en términos estrictamente económicos, de la contratación externa reveló que, en los ejercicios 2011 y 2012, el coste medio de los empleados externos fue más alto que el de los propios de la Biblioteca, mientras que en 2013 se dio la situación contraria, como consecuencia de las menores disponibilidades presupuestarias. Por otra parte, el Tribunal de Cuentas calculó que el coste de sustituir a los trabajadores externos contratados, en 2013, por personal propio de la Biblioteca Nacional de categorías similares, era inferior en 365.475 euros a la cantidad abonada por la prestación de servicios contratados en dicho periodo.

Asimismo, en 2012 la Biblioteca Nacional se vio obligada a abonar 32.339 euros a dos trabajadores, pertenecientes a empresas contratadas, que habían presentado demandas de fijeza y a los que el Tribunal Superior de Justicia de Madrid reconoció el derecho a la readmisión en la Entidad o al abono de una indemnización.

El informe recoge, en su apartado de recomendaciones, una serie de propuestas que dirige tanto al Gobierno como a la Biblioteca Nacional. En el caso del primero, el Tribunal recomienda un desarrollo normativo sobre las competencias de alta dirección que la Entidad tiene atribuidas en materia de depósito legal. Asimismo, el informe propone la adopción de medidas tendentes a dotar a la Biblioteca Nacional de los recursos suficientes para hacer frente a sus funciones. En este sentido, el Tribunal entiende que es particularmente necesario incrementar sus medios personales propios.

En cuanto a las recomendaciones a la Biblioteca Nacional, el Tribunal apunta a la mejora de sus procedimientos de seguimiento y control de la documentación recibida de las Oficinas de Depósito Legal, la elaboración de un plan de adquisiciones de fondos y la revisión de los procedimientos de compra, donativo y canje.

Por último, se recomienda a la Biblioteca que considere la variable de sexo en sus estadísticas, a fin de incorporar la perspectiva de género a su actividad ordinaria.

El contenido íntegro de este Informe se encuentra publicado en la página web del Tribunal de Cuentas.

Más información

Marisol Gálvez

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